Chủ Nhật, ngày 5 tháng 7 năm 2020

Cần tiếp tục sự đổi mới các hoạt động hành chính

(Thanhuytphcm.vn) - Thời gian qua, do dịch Covid-19, UBND TPHCM đã chỉ đạo các sở ngành, quận huyện đẩy mạnh việc giải quyết hồ sơ của người dân bằng hình thức trực tuyến. Giải pháp đó thực sự đã phát huy hiệu quả trên thực tế, không chỉ giúp hạn chế việc đi lại, tiếp xúc của người dân mà còn thúc đẩy sự hoàn thiện phương thức này ở các cơ quan hành chính, đồng thời gợi mở, tạo điều kiện cho người dân làm quen, tiến tới sử dụng rộng rãi hơn cách thức này trong các giao dịch hành chính.

Cách đây ít lâu, UBND TPHCM đã triển khai ứng dụng Phòng họp không giấy và Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh áp dụng tại trụ sở UBND thành phố, nhằm giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả các cuộc họp, tăng tính tương tác giữa các thành viên dự họp. Theo đó, nội dung và tài liệu sẽ được số hóa, chuyển đến thành viên để nghiên cứu trước; các câu hỏi thảo luận được tổng hợp, chuẩn bị dự thảo kết luận. Trong thời gian họp, mọi người có thể truy cập nhiều tài liệu liên quan; người chủ trì có thể lấy ý kiến từ xa, hoặc tổ chức họp trực tuyến với các đơn vị, cá nhân không đến dự. Khi họp xong, các ý kiến, chỉ đạo... sẽ được tổng hợp và thông tin đến những nơi liên quan.

Vấn đề hạn chế văn bản, giấy tờ đã được đề cập cách đây khá lâu trong hệ thống các cơ quan nhà nước tại TPHCM bằng nhiều hình thức và trên thực tế đã đạt được một số kết quả. Chẳng hạn, nhiều cơ quan đã thực hiện việc gửi thư, các văn bản (không là tài liệu mật) qua email, gửi thư mời họp hoặc một số thông báo qua tin nhắn SMS; có nơi thay vì sao văn bản để gửi các bộ phận thì dùng bản scan để chuyển mail, vừa tiết kiệm giấy vừa dễ lưu trữ và tra cứu; một số nơi cũng sử dụng các group trên viber, zalo… để trao đổi công việc một cách không chính thức, thay vì dùng điện thoại, trên cơ sở đó sẽ thống nhất các nội dung trước khi gửi văn bản chính thức… Một số cơ quan đảng sử dụng mạng nội bộ Lotus Note để chuyển, lưu văn bản và thực hiện việc xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan.

Tuy nhiên, cũng có không ít cơ quan thực hiện giảm giấy tờ một cách khá… nửa vời! Thay vì gửi văn bản qua thư điện tử thì có nơi đồng thời gửi cả bản giấy lẫn bản điện tử, nên cán bộ công chức, viên chức vẫn giữ nếp chờ bản giấy, lâu dần không mấy người chú ý xem mail nữa. Hoặc có nơi áp dụng quy trình ISO, có quy định chặt chẽ về thời gian, trình tự… nhưng cách thực hiện lại khá thủ công, mỗi lần xử lý văn bản thì phải in ra nhiều bản để các bộ phận cho ý kiến, bản thân người tổng hợp, soạn thảo cũng “thủ” thêm một bộ nữa đề phòng sau này quy trách nhiệm nên lại càng tốn giấy. Cá biệt, ở vài nơi, cán bộ công chức còn hạn chế trong kỹ năng sử dụng máy tính, email, mạng nội bộ, nên khi cơ quan cấp trên gửi bản điện tử thì xuống đơn vị cũng phải in ra, không chỉ tốn giấy mà còn mất thêm thời gian…

Trong bối cảnh TPHCM đang nỗ lực xây dựng thành phố thông minh thì cải tiến, đổi mới các hoạt động hành chính cần được đặt lên hàng đầu mà mô hình ứng dụng Phòng họp không giấy và Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh có thể coi là một bước đi tích cực và cần thiết. Tuy nhiên, không thể chỉ có UBND thành phố tiến hành mà tất cả các cơ quan hành chính, cơ quan đảng, đoàn thể, các đơn vị sự nghiệp công lập… đều phải tích cực và chủ động thực hiện. Chẳng hạn, phải quyết liệt sử dụng mail công vụ để trao đổi văn bản chứ không gửi bản giấy nữa, trừ những trường hợp văn bản quan trọng, văn bản mật. Bởi hiện nay, hầu hết đội ngũ cán bộ công chức, viên chức đã được Sở Thông tin và Truyền thông cấp một địa chỉ mail công vụ thì các cơ quan cần có quy định cán bộ, công chức, viên chức cơ quan mình thường xuyên sử dụng, dần thay thế mail miễn phí của nước ngoài trong hoạt động công vụ.

Bên cạnh đó, hiện nay, gần như tất cả các cán bộ công chức đều sử dụng smartphone nên hoàn toàn có thể đọc tài liệu trên điện thoại. Do đó, tại các điểm hội nghị, thay vì gửi tài liệu cho đại biểu thì chỉ cần gửi địa chỉ hoặc QR code để đại biểu truy cập hoặc lấy số điện thoại, email để trực tiếp gửi văn bản qua các ứng dụng. Dĩ nhiên, cần tạo điều kiện để người dự họp có thể sử dụng được wifi miễn phí và có tốc độ cao ở phòng họp.

Trong việc xử lý văn bản, nhắc việc, cần sử dụng các phần mềm phù hợp. Theo đó, văn bản được số hóa sẽ được gửi cho đơn vị được giao thực hiện, thời gian hoàn thành, nơi nhận sản phẩm sau khi hoàn thành, nếu đến hẹn mà chưa có sản phẩm thì sẽ tự động thông báo đến email và điện thoại của người phụ trách đơn vị nhận phân công đó. Sau một khoảng thời gian nhất định, hệ thống nhắc tự động sẽ tiếp tục gửi tin nhắn. Căn cứ vào đó để cơ quan cấp trên có căn cứ để đánh giá tiến độ mà mức độ hoàn thành công việc, từ đó có cơ sở để chấm thi đua hoặc áp dụng các hình thức đánh giá khác. Khi đó, từ sự hoàn thành công việc nhanh chóng của đơn vị này sẽ tác động đến việc hoàn thành của đơn vị khác, tức là sẽ xử lý nhanh chóng các yêu cầu của cấp trên hoặc của người dân.

Tất nhiên, để thực hiện được các yêu cầu trên đây thì cần có cơ sở hạ tầng kỹ thuật phù hợp, như cung cấp đủ máy tính (có nối mạng internet hoặc mạng nội bộ) cho cán bộ công chức, trang bị máy quét (scanner) tốc độ cao, tập huấn cho cán bộ công chức sử dụng các phần mềm hoặc các ứng dụng mới, thực hiện công tác bảo mật và có biện pháp khắc phục kịp thời các lỗi ứng dụng…

Hiện nay, vấn đề xây dựng thành phố thông minh hay việc đáp ứng yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã được nhắc thường xuyên, vì vậy cần phải được thực hiện trên thực tế, bằng những việc cụ thể, thiết thực, mà trước hết là từ trong hoạt động hành chính của các cơ quan nhà nước!

Vân Tâm

Ý kiến bạn đọc

refresh
 

Tổng lượt bình luận

Tin khác

Thông báo