Theo đó, Chủ tịch UBND TPHCM yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương khi bàn giao hồ sơ, tài liệu phải bàn giao đầy đủ, nguyên trạng về đơn vị mới; đảm bảo phục vụ được hoạt động của đơn vị mới được tiếp nối liên tục, không gián đoạn. Đồng thời, làm rõ trách nhiệm của cá nhân được giao quản lý tài liệu, hồ sơ, người đứng đầu đơn vị được bàn giao và tiếp nhận.

Cơ quan, tổ chức mới phải tổ chức hội nghị bàn giao, tiếp nhận tài liệu, hồ sơ giữa cơ quan, tổ chức cũ và cơ quan, tổ chức mới. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải kịp thời.

Chủ tịch UBND TPHCM yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu; chỉ đạo lập, kiểm kê, thống kê hồ sơ, tài liệu được giao nộp và bàn giao cho cơ quan, tổ chức mới.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được bàn giao.

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ. Cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bàn giao những hồ sơ, tài liệu đã được niêm phong cho người có trách nhiệm.

Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu phải có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Đồng thời, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, kiểm kê, phân loại, thống kê, niêm phong tài liệu, nộp tài liệu cho người có trách nhiệm tại đơn vị cũ để bàn giao cho đơn vị mới thành lập.

Trường hợp doanh nghiệp giải thể, phá sản chuyển giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho chủ sở hữu hoặc cơ quan đại diện chủ sở hữu của doanh nghiệp quản lý.